Griffier
De raad wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een eigen bureau: de griffie. De griffie verzorgt niet alleen de uitwisseling van documenten tussen college, raad, ambtelijke organisatie en derden, maar houdt ook procedures en afspraken in de gaten voor de raadsleden. De griffie adviseert ook over de werkzaamheden van de raad, het opstellen van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen, schriftelijke vragen, het voeren van interpellaties, het volgen van cursussen en andere bijeenkomsten. De griffie bereidt tevens de hoorzittingen en werkbezoeken van de raad voor. De griffie adviseert en ondersteunt bovendien het presidium. De griffier is verantwoordelijk voor de goede organisatie en verloop van raadsvergaderingen en zit in die vergaderingen mede om die reden altijd naast de voorzitter.
Voor de gemeenteraad van de gemeente Leeuwarderadeel is mevrouw mr. G.J. Olthof raadsgriffier (tel. 058- 2576632).
Taken griffier
Welke werkzaamheden en taken zijn aan de raadsgriffier en de eventuele griffie toebedeeld? De Gemeentewet omschrijft slechts in algemene zin over welke bevoegdheden de griffier en de eventuele griffie beschikken:
- de griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van haar taak terzijde;
- de griffier is in de vergadering van de raad aanwezig;
de stukken die van de raad uitgaan, worden door de griffier mede ondertekend.
De aard van de taken van de griffier kan per gemeente variëren en is grotendeels afhankelijk van de prioriteiten die de raad stelt ten aanzien van de werkzaamheden. De ondersteuning wordt geboden aan de raad als geheel, maar ook aan fracties en individuele raadsleden. De werkzaamheden zijn globaal onder te brengen in een drietal onderdelen, namelijk:
a. secretariële ondersteuning;
b. procesmatige ondersteuning;
c. inhoudelijke ondersteuning.
De secretariële ondersteuning heeft betrekking op de volgende taken:
- opstellen raadsagenda's;
- verslaglegging raad;
- verzending vergaderstukken raad;
- andere administratieve en facilitaire ondersteuning.
Bij de procesmatige ondersteuning is het onderhouden van relaties met college, ambtelijk apparaat en buitenwereld van belang. Inhoudelijk zal deze ondersteuning bestaan uit:
- beantwoorden vragen raad of doorspelen aan de ambtelijke organisatie;
- regelen technische bijstand raad (inschakelen ambtelijke organisatie of externe adviesbureaus);
- bijstaan in volksvertegenwoordigende functie (organisatie hoorzittingen);
- (laten) verzorgen van training en opleiding;
- ondersteuning bij onderzoek.
Tot slot houdt de inhoudelijke ondersteuning het volgende in:
- voorbereidend werk en onderzoek voor de raad (feitelijke informatie en technische bijstand);
- opstellen kaderstellende nota's;
- ambtelijke ondersteuning onderzoekscommissies.